Wniosek o dotację z PFRON a wniosek z urzędu pracy: różnice i co przygotujesz raz
czytaj więcej
Szukasz laptopa i aparatu do nowej firmy. W sklepie z elektroniką odnowioną znajdujesz oba wyraźnie taniej niż nowe, z gwarancją i na fakturę. Wpisujesz je do specyfikacji wydatków i… urząd pracy je skreśla.
Używany sprzęt z dotacji na otwarcie firmy kupisz, ale nie każdy i nie wszędzie. Pokażę Ci, co o tym mówią przepisy, dlaczego odnowiony sprzęt to dla urzędu nadal sprzęt używany, czego urzędy nie przyjmują i jakie papiery musi dać sprzedawca.
Spis treści
Czy można kupić używany sprzęt z dotacji z urzędu pracy?
To zależy od urzędu, bo przepisy tej sprawy nie rozstrzygają. Ustawa określa, kto może dostać dotację na otwarcie firmy i ile najwyżej wynosi (art. 147 i 148 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Rozporządzenie o wnioskach i umowach o dofinansowanie wymaga szczegółowej specyfikacji wydatków (§ 2 ust. 3 pkt 9). O sprzęcie używanym nie ma ani słowa ani w jednym, ani w drugim.
Zasady zakupu używanego sprzętu pisze więc każdy powiatowy urząd pracy (PUP) sam, w swoim regulaminie albo w kryteriach na dany rok. Dlatego to, co usłyszysz od znajomego z innego powiatu, u Ciebie może nie obowiązywać.
Trzy przykłady z zasad na 2026 rok:
- PUP w Gorlicach dopuszcza używany sprzęt, ale wyklucza używany sprzęt komputerowy i fotograficzny oraz używane rzeczy kupione na umowę kupna-sprzedaży.
- PUP w Tczewie preferuje zakupy z rynku pierwotnego, czyli fabrycznie nowe rzeczy. Używane przyjmie „w uzasadnionych przypadkach” (§ 4 ust. 5).
- PUP w Mikołowie przyjmie używaną rzecz, jeśli jest tańsza od nowej o takich samych lub podobnych parametrach (§ 2 ust. 9).
Sprzęt odnowiony z gwarancją to nadal sprzęt używany
Klienci pytają, czy laptop odnowiony, z gwarancją sklepu, nadal jest używany. Jest. Zwykle ktoś go już kupił i z niego korzystał, a sklep go sprawdził i naprawił.
Ustawa o VAT, na potrzeby procedury marży (to sposób rozliczania VAT, w którym sklep odsprzedający rzeczy używane płaci podatek tylko od swojego zarobku), zalicza do towarów używanych „ruchome dobra materialne nadające się do dalszego użytku w ich aktualnym stanie lub po naprawie” (art. 120 ust. 1 pkt 4 ustawy o podatku od towarów i usług). Naprawa ani odnowienie nie robią z używanego laptopa nowego, a gwarancja sklepu niczego tu nie zmienia.
Może to zdradzić sama faktura. Jeśli sklep sprzedaje sprzęt w procedurze marży, musi na niej wpisać „procedura marży - towary używane” (art. 106e ust. 3 tej samej ustawy). Taki dokument zobaczy urzędnik przy rozliczeniu dotacji. To samo dotyczy sprzętu poleasingowego i powystawowego, który ktoś już używał: nazwa w ofercie sklepu nie zmienia tego, czym jest.
Używany komputer, aparat i telefon: czego urząd może nie przyjąć
W Gorlicach wniosek nie powinien uwzględniać zakupu używanego „sprzętu komputerowego lub fotograficznego” (pkt 9 kryteriów). To oznacza, że odnowiony laptop i używany aparat z dotacji co do zasady tam nie przejdą, nawet z gwarancją. Odstąpić od swoich zasad urząd może tylko „w szczególnie uzasadnionych przypadkach”. Ten sam punkt wyklucza „podręczny sprzęt elektroniczny (np. telefon, smartwatch)” jako rzeczy osobistego, codziennego użytku, jeśli nie będą służyć wyłącznie do prowadzenia firmy. Ten warunek dotyczy też nowego telefonu, nie tylko używanego.
Inne urzędy podchodzą do tego inaczej. W Tczewie zasady nie wykluczają wprost używanego komputera ani telefonu, ale rynek wtórny urząd przyjmie tylko „w uzasadnionych przypadkach” (§ 4 ust. 5). W Mikołowie na liście wykluczeń używanego sprzętu komputerowego w ogóle nie ma, liczy się cena niższa od nowego. Dlatego przed zakupem szukaj w zasadach swojego urzędu słów „używany”, „rynek wtórny” i „sprzęt komputerowy”.
Warunki zakupu używanego sprzętu z dotacji
Jeśli Twój urząd używany sprzęt dopuszcza, zwykle stawia kilka warunków naraz. Wszystkie musisz spełnić, inaczej wydatek wypada już na etapie wniosku albo przy rozliczeniu.
- storefront
Od kogo kupujesz
W Gorlicach żadnej używanej rzeczy nie kupisz na umowę kupna-sprzedaży, czyli od osoby prywatnej, a niczego nie kupisz od członka rodziny. Zostaje zakup na fakturę od firmy. W Mikołowie zakazany jest zakup od współmałżonka (§ 4 ust. 3 pkt 18).
- sell
Cena nie wyższa niż rynkowa i niż nowy sprzęt
W Gorlicach cena nie może przekraczać wartości rynkowej ani ceny podobnego nowego towaru. W Mikołowie do wniosku dołączasz dowód, ile kosztuje nowy sprzęt o podobnych parametrach, np. ofertę ze sklepu internetowego (§ 2 ust. 9).
- description
Deklaracja pochodzenia sprzętu
Sprzedawca pisze, skąd sprzęt pochodzi i że nie kupiono go z pomocy krajowej ani unijnej. W Gorlicach dotyczy to ostatnich 7 lat, w Tczewie urząd wymaga deklaracji bez podawania okresu (§ 4 ust. 5).
- fact_check
Wycena rzeczoznawcy
W Gorlicach i w Tczewie (§ 4 ust. 6) urząd może jej zażądać, a płacisz Ty. W Mikołowie dołączasz ją do rozliczenia każdej używanej rzeczy (§ 4 ust. 11). W Tczewie i w Mikołowie rzeczoznawca musi być wpisany do właściwego rejestru, więc nie zlecaj wyceny komukolwiek. W Mikołowie koszt wyceny jest wprost wyłączony z dotacji (§ 4 ust. 3 pkt 23).
Wycena może Cię kosztować więcej niż sama opłata dla rzeczoznawcy. W Mikołowie, jeśli wyjdzie niższa niż cena z faktury albo umowy, urząd rozliczy zakup najwyżej do kwoty z wyceny (§ 4 ust. 11). Różnicę dopłacasz z własnej kieszeni.
Zanim zapłacisz, zapytaj sprzedawcę, czy wystawi fakturę i podpisze deklarację pochodzenia sprzętu. Jeśli odmówi, szukaj dalej, bo tam, gdzie urząd tych papierów wymaga, bez nich zakupu nie rozliczysz.
Gdy Twój urząd pozwala kupować od osób prywatnych, dochodzi jeszcze podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC). Opisałam to na przykładzie maszyn we wpisie Dotacja na warsztat samochodowy z urzędu pracy: co kupisz i czego urząd nie sfinansuje.
Co zrobić z odnowionym sprzętem, którego urząd nie przyjmie?
Masz dwa wyjścia. Pierwsze: wpisz do specyfikacji wydatków nowy sprzęt. Jest droższy, ale urząd go przyjmie.
Drugie: kup odnowiony sprzęt za własne pieniądze. Wtedy nie wpisujesz go do zakupów z dotacji, tylko do środków własnych. Zasady urzędów tego wprost nie opisują, więc przed złożeniem wniosku potwierdź w urzędzie, że przyjmie taki sprzęt we wkładzie własnym. Kiedy to ma sens, opisałam we wpisie Środki własne we wniosku o dotację z urzędu pracy: ile i co wpisać.
Uważaj na zamianę po podpisaniu umowy. Jeśli w specyfikacji był nowy laptop, a kupisz odnowiony, to wydatek odbiega od specyfikacji wydatków. Starosta (w praktyce decyzję wydaje urząd pracy) może go zaakceptować na Twój wniosek przed złożeniem rozliczenia, jeśli zmieści się w kwocie dotacji i uzna go za zasadny (§ 4 ust. 6 rozporządzenia). Taka zgoda nie znosi zasad urzędu, więc tam, gdzie używany laptop jest wykluczony, nic Ci nie da. Jeśli urząd zapyta o taki zakup już na etapie wniosku, pomoże Ci wpis o tym, co napisać w wyjaśnieniu do wniosku o dotację, gdy urząd pyta o wydatek.
Najczęstsze pytania o używany sprzęt z dotacji
Czy laptop poleasingowy to sprzęt używany?+
Tak. Zanim trafił do sprzedaży, ktoś już z niego korzystał w swojej firmie. Jeśli Twój urząd wyklucza używany sprzęt komputerowy, poleasingowy laptop też odpada.
Co to jest deklaracja pochodzenia sprzętu?+
To oświadczenie sprzedawcy, skąd pochodzi sprzęt i że nie kupiono go wcześniej z pomocy krajowej ani unijnej. W Gorlicach dotyczy to ostatnich 7 lat. Wzór i dokładne wymagania sprawdź w swoim urzędzie.
Kto płaci za rzeczoznawcę przy zakupie używanego sprzętu?+
Ty. W Gorlicach i w Tczewie, jeśli urząd zażąda opinii, zamawiasz ją na własny koszt, a w Mikołowie koszt wyceny jest wprost na liście wydatków, których dotacja nie pokrywa.
Czy z dotacji kupię używany sprzęt od osoby prywatnej?+
Zależy od urzędu. W Gorlicach nie, bo zakup na umowę kupna-sprzedaży jest wykluczony. W Tczewie umowę na kwotę powyżej 1000 zł (do tej kwoty sprzedaż rzeczy jest zwolniona z podatku od czynności cywilnoprawnych, PCC) urząd uwzględni tylko wtedy, gdy zgłosisz ją w urzędzie skarbowym deklaracją PCC (§ 4 ust. 7), a od osób najbliższych kupisz tylko wtedy, gdy sprzedają w ramach swojej firmy (§ 4 ust. 15 pkt 5). W Mikołowie zakup na umowę sprzedaży jest dopuszczony (§ 4 ust. 11), zakazany jest tylko zakup od współmałżonka.
Pamiętaj
Przepisy nie zakazują kupowania używanego sprzętu z dotacji, ale urząd może to zrobić w swoich zasadach. Odnowiony laptop z gwarancją to wciąż sprzęt używany. Zanim wpiszesz go do wniosku, sprawdź zasady swojego urzędu, a przed zakupem upewnij się, że sprzedawca da fakturę i deklarację pochodzenia sprzętu.
Jeśli chcesz, żebym przed złożeniem wniosku przejrzała Twoją specyfikację wydatków pod kątem zasad Twojego urzędu, napisz do nas przez stronę Kontakt.
