Wniosek o dotację z PFRON a wniosek z urzędu pracy: różnice i co przygotujesz raz
czytaj więcej
Masz już listę zakupów do wniosku: komputer, monitor i… program, bez którego nie zrobisz pierwszego zlecenia. Wpisujesz go raz do zakupów, a potem jeszcze raz do kosztów miesięcznych, bo przecież płaci się co miesiąc. Do tego sklep producenta wystawia faktury z zagranicy.
Dotacja na oprogramowanie z urzędu pracy jest możliwa, tylko nie w każdej formie. Licencję urząd zwykle przyjmie, abonament zwykle odrzuci, a faktura z zagranicy dokłada przy rozliczeniu tłumacza przysięgłego i przeliczenie kursu.
Pokażę Ci, gdzie wpisać program we wniosku, żeby komisja nie zobaczyła go dwa razy, i jak kupić go tak, żeby rozliczenie nie zaskoczyło Cię kursem euro.
Spis treści
Czy z dotacji na otwarcie firmy kupisz program komputerowy?
Tak. Rozporządzenie o wnioskach i umowach o dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej wymienia w szczegółowej specyfikacji wydatków, czyli liście zakupów we wniosku, także „wartości niematerialne lub prawne” (§ 2 ust. 3 pkt 9). Licencja na oprogramowanie to właśnie prawo do korzystania z programu, więc dotacja na oprogramowanie mieści się w przepisach.
Regulaminy urzędów idą w tę samą stronę. Opłaty za licencje i koncesje są na listach wykluczeń, ale z wyjątkiem dla programów. Regulamin PUP w Mikołowie wyklucza licencje „za wyjątkiem oprogramowania komputerowego” (§ 4 ust. 3 pkt 9), a regulamin PUP w Starogardzie Gdańskim prawie tymi samymi słowami (§ 20 ust. 2 lit. h). Ten sam wyjątek ma Kolbuszowa (pkt 13 ppkt 9). Wykluczenia z regulaminów Mikołowa, Opatowa i Kolbuszowej zebrałam we wpisie Usługi prawne z dotacji na otwarcie firmy: co urząd pracy uzna, a co odrzuci.
Osobna sprawa to sprzęt, na którym program ma działać: część urzędów ma limit na zwykły komputer biurowy, np. regulamin PUP w Częstochowie daje na komputer z systemem operacyjnym do pracy biurowej najwyżej 5 000 zł. Na droższy sprzęt i oprogramowanie urząd może się zgodzić, jeśli uzasadnisz, że Twoja działalność wymaga specjalistycznego sprzętu (rozdz. IV § 3 pkt 2). W regulaminach Mikołowa i Opatowa takiego limitu nie ma.
Licencja na oprogramowanie czy abonament: gdzie to wpisać we wniosku?
Licencja to zakup, abonament to koszt bieżący. Rozporządzenie każe podać we wniosku osobno specyfikację wydatków z dotacji (§ 2 ust. 3 pkt 9) i szacowane przychody i koszty w pierwszym roku, miesiąc po miesiącu (§ 2 ust. 3 pkt 8). Licencja pasuje do pierwszej części, abonament do drugiej.
Licencja kupowana raz, np. wieczysta, idzie do specyfikacji wydatków. Abonament płacony co miesiąc idzie do kosztów w prognozie i płacisz go z przychodów firmy, nie z dotacji.
Część regulaminów mówi to wprost. Zasady PUP w Kolbuszowej na 2026 r. (dla projektu z Europejskiego Funduszu Społecznego Plus) mają „abonament” na liście rzeczy, których dotacja nie pokryje (pkt 13 ppkt 4), Starogard Gdański „abonamentów” i hostingu (§ 20 ust. 2 lit. h). Częstochowa wyklucza bieżące koszty prowadzenia działalności, w tym abonamenty za Internet, telefon i obsługę księgową (rozdz. IV § 4 pkt 5), a Mikołów same bieżące koszty, bez słowa o abonamencie (§ 4 ust. 3 pkt 13).
Ten sam program w dwóch miejscach wniosku
Spotkałam się z tym przy jednym z wniosków. Program stał w zakupach z dotacji, a ten sam program wracał w kosztach miesięcznych jako „oprogramowanie”. Komisja widzi wtedy jeden wydatek policzony dwa razy i nie wie, który zapis jest prawdziwy.
Zdecyduj, którą wersję kupujesz. Licencja z dotacji? Zdejmij program z kosztów miesięcznych albo zostaw w nich tylko to, co faktycznie będziesz opłacać sam, np. aktualizacje. Abonament? Usuń go z zakupów i zostaw w prognozie.
Abonament roczny opłacony z góry
Tu przepisy nie dają prostej odpowiedzi. Bywa, że producent nazywa licencją roczny dostęp, który w praktyce działa jak abonament. W jednej ze spraw, które prowadziłam, regulamin urzędu dopuszczał licencje na programy bez zastrzeżeń, więc zostawiłam roczną licencję w zakupach.
W urzędzie, który wyklucza abonamenty, ta sama pozycja może jednak wypaść. Zanim wpiszesz roczny dostęp do specyfikacji, zapytaj w swoim urzędzie albo wybierz licencję bez terminu, jeśli producent ją sprzedaje. Pamiętaj też, że rozliczasz tylko wydatki poniesione od dnia zawarcia umowy z urzędem do dnia złożenia rozliczenia (§ 4 ust. 4 rozporządzenia).
Program od sprzedawcy z zagranicy: tłumaczenie faktury i kurs NBP
Bywa, że program kupujesz w sklepie producenta, a faktura przychodzi z innego kraju, po angielsku i w euro albo dolarach. Regulaminy Mikołowa, Starogardu Gdańskiego i Opatowa wprost na to pozwalają, ale dokładają dwa warunki: tłumaczenie dowodu zakupu i przeliczenie kwoty na złote. Częstochowa wymaga tłumaczenia, ale kursu nie określa, a Kolbuszowa zakupów z zagranicy w ogóle nie opisuje. Co dokładnie mówi każdy regulamin:
| Urząd | Co mówi regulamin |
|---|---|
| Mikołów | Oryginał faktury i tłumaczenie przysięgłe na Twój koszt, kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego przed dniem transakcji (§ 4 ust. 12) |
| Starogard Gdański | Oryginał faktury, tłumaczenie przysięgłe na żądanie urzędu i na Twój koszt, kurs średni NBP z dnia roboczego tuż przed transakcją (§ 35 ust. 11) |
| Opatów | Tłumaczenie przez tłumacza przysięgłego na Twój koszt, kurs średni NBP z dnia wystawienia dokumentu księgowego, czyli np. faktury (§ 7 ust. 5 i § 11 ust. 4) |
| Częstochowa | Przy zakupie za granicą tłumaczenie przysięgłe dowodu zakupu na Twój koszt (rozdz. IX § 3 pkt 7) |
| Kolbuszowa | Tłumaczenia przysięgłego nie opłacisz z dotacji (pkt 13 ppkt 12) |
Tłumaczenie faktury to więc najczęściej wydatek z Twojej kieszeni. Nawet tam, gdzie urząd chce go tylko na żądanie, lepiej wiedzieć zawczasu, ile kosztuje i ile czeka się na tłumacza.
Który dzień kursu NBP liczy urząd?
Ten, który podaje Twój regulamin, i jak widać wyżej, nie wszędzie jest to ten sam dzień. W Mikołowie i Starogardzie liczy się dzień roboczy przed transakcją, w Opatowie dzień wystawienia faktury. Mikołów nie wyjaśnia przy tym, czy „dzień transakcji” to data faktury, czy zapłaty. Starogard w następnym ustępie za dzień zakupu uznaje dzień wystawienia faktury albo datę sprzedaży na niej (§ 35 ust. 12). Płacisz fakturę z opóźnieniem? Zapytaj urząd, którą datę przyjmie.
Problem w tym, że we wniosku wpisałeś kwotę w złotych, a kurs się zmienia. Gdy euro podrożeje, program po przeliczeniu kosztuje więcej, niż masz w specyfikacji. Gdy stanieje, zostają Ci niewydane pieniądze. Przed rozliczeniem możesz poprosić urząd o zgodę na wydanie ich na inną pozycję (§ 4 ust. 6 rozporządzenia), a jeśli tego nie zrobisz, oddajesz je w ciągu 7 dni od złożenia rozliczenia (§ 4 ust. 7).
Oferta po angielsku przy wniosku
Pro forma albo oferta ze sklepu zagranicznego też bywa po angielsku. Mikołów pisze wprost, że dokumenty w języku obcym nie podlegają ocenie, chyba że dołączysz tłumaczenie przysięgłe (§ 2 ust. 10). A oferty cenowe, choć nieobowiązkowe, mogą wpłynąć na ocenę racjonalności Twoich wydatków (§ 2 ust. 8).
Polski sprzedawca zamiast faktury z zagranicy
Najprościej ominąć cały problem. Część producentów sprzedaje programy także przez polskich autoryzowanych dystrybutorów. Wtedy dostajesz polską fakturę w złotych: bez tłumacza, bez przeliczania kursu i bez ryzyka, że dotacja na oprogramowanie nie wystarczy, bo cena urosła razem z euro.
Zanim zamówisz pro formę, sprawdź te cztery rzeczy:
Cena zgodna ze specyfikacją wydatków we wniosku
Pełna nazwa programu i rodzaj licencji (bez terminu czy na rok)
Bez kosztów dostawy i przesyłki, bo te są wykluczone
Najlepiej sprzedawca z Polski i kwota w złotych: odpada tłumacz i kurs
Koszty dostawy wykluczają wszystkie urzędy, których zasady tu przytaczam (np. Mikołów § 4 ust. 3 pkt 11, Opatów § 8 ust. 1 pkt 19, Częstochowa rozdz. IV § 4 pkt 26). A Częstochowa pisze wprost, że zakupy muszą się zgadzać ze specyfikacją co do nazw, modeli i cen (rozdz. IX § 4).
Pro forma to tylko dowód ceny przy wniosku. Opatów nie przyjmie jej w rozliczeniu (§ 7 ust. 4), a program i tak kupujesz dopiero po podpisaniu umowy, na zwykłą fakturę. Za pro formy część urzędów daje też punkty, o czym piszę we wpisie Wniosek o dotację z urzędu pracy: punkty, próg i warunki oceny.
Cena w sklepie poszła w górę między wnioskiem a zakupem? Niektóre urzędy dają na to zapas, jak opisałam we wpisie Dotacja na warsztat samochodowy z urzędu pracy: co kupisz i czego urząd nie sfinansuje. Gdzie indziej różnicę dopłacasz sam. Mikołów pisze wprost, że każdy wydatek trzeba opłacić w całości, nawet jeśli dotacja pokrywa tylko część ceny (§ 4 ust. 18). Zmianę pozycji w specyfikacji możesz przed rozliczeniem uzgodnić z urzędem, ale tylko w granicach przyznanej kwoty (§ 4 ust. 6 rozporządzenia).
Najczęstsze pytania o dotację na oprogramowanie
Czy dotacja na oprogramowanie z urzędu pracy pokryje abonament?+
Zwykle nie. Abonament to koszt bieżący, a regulaminy np. Kolbuszowej i Starogardu Gdańskiego wykluczają go wprost. Z dotacji kupisz licencję, a abonament wpisz do kosztów miesięcznych w prognozie.
Czy muszę tłumaczyć fakturę z zagranicy do rozliczenia dotacji?+
W Mikołowie, Opatowie i Częstochowie tak, u tłumacza przysięgłego i na Twój koszt. Starogard Gdański wymaga tłumaczenia tylko na żądanie urzędu, a w Kolbuszowej nie opłacisz go z dotacji. Regulamin swojego urzędu sprawdź przed zakupem.
Jaki kurs NBP przyjmuje się przy rozliczeniu faktury w euro?+
Kurs średni NBP, ale z dnia, który wskazuje regulamin. W Mikołowie i Starogardzie Gdańskim z dnia roboczego przed transakcją, w Opatowie z dnia wystawienia faktury.
Czy mogę kupić program przed podpisaniem umowy z urzędem?+
Możesz, ale nie rozliczysz go z dotacji. Rozliczenie obejmuje wydatki poniesione od dnia zawarcia umowy do dnia złożenia rozliczenia, a Starogard Gdański nie przyjmie nawet zakupu sprzed wypłaty pieniędzy (§ 35 ust. 12).
Pamiętaj
Dotacja na oprogramowanie z urzędu pracy to w praktyce dotacja na licencję. Licencję wpisz do zakupów, abonament do kosztów miesięcznych i nigdy jednego programu w oba miejsca. Program kup od polskiego sprzedawcy, a jeśli się nie da, przeczytaj w regulaminie swojego urzędu, czego chce przy fakturze z zagranicy.
Jeśli chcesz, żebym przejrzała Twoją specyfikację wydatków, zanim złożysz wniosek, napisz do nas przez stronę Kontakt. Gdy urząd już coś zakwestionował, zajrzyj do wpisu Korekta wniosku o dotację: 5 błędów w kosztorysie i jak je poprawić.
