Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026. Warunki, kwoty i jak złożyć wniosek

Chcesz wysłać siebie albo pracownika na kurs i słyszysz, że urząd pracy może za niego zapłacić nawet 90%. Brzmi świetnie… dopóki wniosek nie wróci z odmową, bo szkolenie zaczęło się o jeden dzień za wcześnie.

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 działa według nowych przepisów: ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia z 20 marca 2025 r. (art. 125-133) i rozporządzenia w sprawie KFS, które obowiązuje od 1 grudnia 2025 r.

Poniżej znajdziesz 6 warunków, które musisz spełnić, zanim w ogóle złożysz wniosek, a potem: ile wynosi dofinansowanie, jak złożyć wniosek i co zrobić po szkoleniu.

Czym jest KFS i kto może z niego skorzystać?

KFS to pieniądze na szkolenia dla osób, które już pracują albo prowadzą firmę. To nie jest program dla bezrobotnych.

Wniosek składa pracodawca albo osoba prowadząca jednoosobową działalność, także bez pracowników. Pracownik nie złoży go sam. Wnioskodawca może przeszkolić:

• swoich pracowników,
• samego siebie jako pracodawcę,
• siebie, jeśli prowadzi jednoosobową działalność - nie musi nikogo zatrudniać,
• osoby, które pracują u niego na umowach cywilnoprawnych.

6 warunków, które musisz spełnić przed złożeniem wniosku KFS

Składki na Fundusz Pracy przez co najmniej 6 miesięcy

Przez 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku musisz opłacać składki na Fundusz Pracy albo być z nich zwolniony z mocy prawa.

Uwaga na świeże firmy. Na uldze na start płacisz tylko składkę zdrowotną, więc składek na Fundusz Pracy nie opłacasz, a na preferencyjnym ZUS z zasady też nie. Przepis nie mówi wprost, czy urząd uzna to za „zwolnienie z mocy prawa”. Powiaty z województwa lubelskiego uznały ulgę na start za uprawnienie, z którego przedsiębiorca korzysta z wyboru, a nie za zwolnienie z mocy prawa, i poprosiły o doprecyzowanie ustawy (stanowisko Konwentu Powiatów Województwa Lubelskiego z 25 maja 2026 r.). Ministerstwo, którego stanowisko przytacza ten sam dokument, w sprawach pokrewnych przyjęło łagodniejszą wykładnię (np. wystarcza mu, że zaległą składkę spłacono), ale samej ulgi na start wprost nie rozstrzygnęło. Jeśli jesteś w tej sytuacji, zapytaj swój urząd pracy, zanim zaczniesz szukać kursu.

Prowadzisz firmę sam, bez pracowników? Ulgę na start, wakacje składkowe, spóźnioną składkę i limit na siebie rozpisaliśmy osobno we wpisie KFS dla jednoosobowej działalności: kiedy wniosek odpada i ile dostaniesz. Tam opisujemy też stanowiska powiatów i ministerstwa w sprawie ulgi na start.

Żadnych zaległości i czysta historia z urzędem

Firma nie może mieć zaległości w podatkach, ZUS, KRUS ani PFRON. Nie może też być w likwidacji, upadłości ani pod zarządem komisarycznym.

Jest jeszcze jeden warunek: w ciągu ostatnich 3 lat nie możesz mieć na koncie rażącego naruszenia wcześniejszej umowy KFS z tym samym urzędem pracy (formalnie umowę podpisuje starosta).

Wolny limit pomocy de minimis

Dofinansowanie z KFS to tzw. pomoc de minimis, czyli drobna pomoc publiczna dla firm. Jedna firma może jej dostać łącznie najwyżej równowartość 300 000 euro w ciągu 3 lat (wyjaśnienia Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów), a każde dofinansowanie z KFS się do tego wlicza. Musisz mieć jeszcze wolny limit tej pomocy i dołączyć do wniosku formularz de minimis. Bez niego wniosek jest niekompletny.

Szkolenie nie może się zacząć przed podpisaniem umowy

Szkolenie rozpoczęte choćby dzień przed podpisaniem umowy z urzędem nie zostanie sfinansowane.

Z KFS nie dostaniesz też pieniędzy na szkolenie, które już opłacono z innych środków publicznych, ani na szkolenie, które i tak musisz zapewnić z mocy przepisów - na przykład obowiązkowe BHP.

Firma szkoleniowa z Bazy Usług Rozwojowych

Organizator szkolenia musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych PARP. Sprawdź to jako pierwsze, zanim zakochasz się w konkretnym kursie.

Ustawa wymaga, żeby wybór firmy szkoleniowej był konkurencyjny. Sam wniosek musi zawierać porównanie ceny kursu z podobnymi ofertami na rynku, a gdy takich nie ma, uzasadnienie, dlaczego kurs jest wyjątkowy. Nie możesz też kupić szkolenia od podmiotu powiązanego z Tobą, na przykład od wspólnika, członka zarządu albo firmy, w której masz jakiekolwiek udziały lub co najmniej 5% akcji.

Szkolenie zgodne z priorytetami KFS 2026

Urząd najpierw rozpatruje wnioski zgodne z priorytetami na dany rok. Pozostałe dopiero wtedy, gdy skończą się priorytetowe. Priorytety ministerstwa na 2026 r.:

• przeciwdziałanie mobbingowi i dyskryminacji, dialog w miejscu pracy,
• zawody deficytowe w Twoim powiecie lub województwie,
• nowe technologie, kompetencje cyfrowe, sztuczna inteligencja i zielona gospodarka,
• usługi zdrowotne i opiekuńcze oraz spółdzielnie socjalne.

Do tego wojewódzki urząd pracy może dodać do 3 własnych priorytetów, a powiatowy 1. Wszystkie mają tę samą wagę. Dlatego ten sam kurs w jednym powiecie przejdzie, a w sąsiednim nie. Pełne wytyczne na 2026 r. znajdziesz na stronie publicznych służb zatrudnienia.

Ile wynosi dofinansowanie szkoleń z urzędu pracy?

To zależy od wielkości firmy. Mała firma dostaje więcej, ale ma niższy limit roczny.

• Firma bez pracowników albo do 9 etatów: do 90% kosztów, limit roczny 4 przeciętne wynagrodzenia.
• 10-49 etatów: do 70% kosztów, limit roczny 8 przeciętnych wynagrodzeń.
• 50-249 etatów: do 70% kosztów, limit roczny 12 przeciętnych wynagrodzeń.
• 250 etatów i więcej: do 70% kosztów, limit roczny 14 przeciętnych wynagrodzeń.

Niezależnie od wielkości firmy na jednego uczestnika możesz dostać najwyżej 200% przeciętnego wynagrodzenia.

Resztę, czyli co najmniej 10% albo 30% kosztów, dopłacasz sam.

Przykład: masz firmę z 5 pracownikami na etatach i wysyłasz jednego z nich na kurs za 6 000 zł. Urząd może pokryć do 90%, czyli 5 400 zł, a Ty dopłacasz 600 zł. Przeciętne wynagrodzenie za II kwartał 2026 r. wyniosło 9 233,13 zł (komunikat Prezesa GUS), więc limit na jedną osobę to obecnie ok. 18 466 zł, a roczny limit Twojej firmy ok. 36 933 zł. Kurs za 6 000 zł mieści się w obu z dużym zapasem.

Pieniądze nie idą tylko na sam kurs. Z KFS możesz sfinansować także egzamin i certyfikat potwierdzający kwalifikacje, studia podyplomowe, badania lekarskie i psychologiczne wymagane do szkolenia albo do pracy po nim oraz ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków (NNW) na czas szkolenia.

Jak złożyć wniosek KFS?

Wniosek składasz elektronicznie przez konto na praca.gov.pl, do urzędu pracy, któremu podlega siedziba firmy albo miejsce prowadzenia działalności. Urząd musi ogłosić nabór co najmniej 10 dni roboczych przed jego startem, a sam nabór trwa co najmniej 5 dni roboczych.

Urząd ocenia wniosek w trzech punktach: czy szkolenie pasuje do priorytetów, czy odpowiada potrzebom lokalnego rynku pracy i stanowisku uczestnika oraz czy jego cena nie odbiega od podobnych ofert. Ostatni punkt to kolejny powód, żeby mieć porównanie ofert pod ręką.

W KFS nie decyduje kolejność zgłoszeń, tylko ocena wniosku, a nabór trwa co najmniej 5 dni roboczych. Wygrywa więc ten, kto ma dokumenty gotowe przed startem. Ten sam mechanizm opisaliśmy przy innym programie: nabór zamknięty w dniu startu, czyli dlaczego w dotacjach wygrywa przygotowanie, a nie refleks.

Co musisz zrobić po szkoleniu?

Przez 3 miesiące od końca szkolenia musisz utrzymać zatrudnienie przeszkolonej osoby, a jeśli szkolisz siebie, nie możesz zawiesić ani zamknąć firmy. Ustawa przewiduje wyjątki: pracownik sam rozwiąże umowę, rozwiążesz ją bez wypowiedzenia (dyscyplinarnie albo z powodu jego długiej nieobecności, art. 52 i 53 Kodeksu pracy) albo jego stosunek pracy wygaśnie. Wtedy z tego powodu dofinansowania nie oddajesz.

Za złamanie tych zasad oddajesz pieniądze wydane na szkolenie tej osoby, razem z odsetkami ustawowymi od dnia wypłaty. To samo grozi, gdy uczestnik bez uzasadnionej przyczyny nie skończy szkolenia albo nie podejdzie do egzaminu, i gdy pieniądze wydasz niezgodnie z umową.

Najczęstsze pytania o Krajowy Fundusz Szkoleniowy

Pamiętaj

Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026 płaci za kursy firmom, które przygotowały się przed naborem. Najpierw warunki, potem kurs, a umowa przed pierwszym dniem szkolenia. Jeśli nie wiesz, czy Twoja firma się kwalifikuje albo który kurs przejdzie w Twoim urzędzie, napisz do nas. Sprawdzimy ogłoszenie i regulamin Twojego urzędu, bo każdy dokłada własne wymagania.