KFS dla jednoosobowej działalności: kiedy wniosek odpada i ile dostaniesz

Prowadzisz firmę sama albo sam, bez pracowników, i chcesz pójść na kurs doszkalający. Słyszysz, że Krajowy Fundusz Szkoleniowy (KFS), czyli pieniądze z urzędu pracy na szkolenia osób pracujących, pokrywa do 90% ceny. I… to prawda.

KFS dla jednoosobowej działalności działa: ustawa o rynku pracy i służbach zatrudnienia wprost pozwala finansować kursy osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą (art. 125 ust. 10 pkt 3). Jesteś wtedy jednocześnie wnioskodawcą i uczestnikiem kursu.

Gorzej z wnioskiem. Firma jednoosobowa może się potknąć o cztery rzeczy: składki na Fundusz Pracy, zaległości, priorytety i związek kursu z Twoją pracą. Poniżej sprawdzisz każdą z nich, policzysz limit na siebie i zobaczysz, jak przygotować się do naboru 2027.

Ogólne zasady funduszu, czyli pełną listę warunków, kwoty dla większych firm i przebieg wniosku, opisaliśmy w przewodniku Krajowy Fundusz Szkoleniowy 2026. Warunki, kwoty i jak złożyć wniosek. Tutaj patrzymy wyłącznie na firmę jednoosobową.

Czy na uldze na start albo preferencyjnym ZUS dostaniesz KFS?

To zależy od Twojego urzędu pracy. Warunek z ustawy brzmi tak: przez co najmniej 6 miesięcy bezpośrednio przed złożeniem wniosku musisz opłacać składki na Fundusz Pracy albo być z nich zwolniony z mocy prawa (art. 125 ust. 8).

Kiedy przedsiębiorca nie płaci składki na Fundusz Pracy?

Składkę na Fundusz Pracy płacisz za siebie tylko wtedy, gdy podstawa Twoich składek emerytalnej i rentowej wynosi co najmniej minimalne wynagrodzenie (art. 259 ust. 1 ustawy). W praktyce:

• pełny ZUS - składkę płacisz, więc warunek spełniasz bez dyskusji;
• ulga na start - nie płacisz składek społecznych, więc nie płacisz też składki na Fundusz Pracy (wyjaśnienia ZUS);
• preferencyjny ZUS - podstawa to 30% minimalnego wynagrodzenia, więc z zasady składki na Fundusz Pracy nie ma (ZUS o składkach preferencyjnych);
• Mały ZUS Plus - zależy od wysokości Twojej podstawy: poniżej minimalnego wynagrodzenia składki na Fundusz Pracy nie płacisz.

Czy ulga na start to „zwolnienie z mocy prawa”?

Tu zaczyna się problem. Ogólnopolski wzór wniosku KFS ma osobną kratkę „jest zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy z mocy prawa”. Zaznaczenie jej przy uldze na start nie gwarantuje, że urząd się z tym zgodzi.

Powiaty z województwa lubelskiego napisały wprost, że ulga na start i Mały ZUS Plus to uprawnienie, z którego przedsiębiorca sam decyduje się skorzystać, a „z mocy prawa” oznacza skutek automatyczny. Poprosiły o zmianę ustawy, bo przepis budzi wątpliwości (stanowisko Konwentu Powiatów Województwa Lubelskiego z 25 maja 2026 r., pkt III). Inny urząd może to ocenić inaczej.

Dlatego zapytaj swój powiatowy urząd pracy, zanim zaczniesz szukać kursu. Najlepiej mailem, żeby mieć odpowiedź na piśmie.

Kiedy brak składki wynika wprost z ustawy?

Prostsza sytuacja: składki na Fundusz Pracy nie płaci się za kobiety, które skończyły 55 lat, i mężczyzn, którzy skończyli 60 lat (art. 261 ustawy). Tu brak składki wynika bezpośrednio z przepisu, a nie z Twojego wyboru. Jeśli jesteś w tej grupie, sprawdź też priorytet dla osób po 50. roku życia, o którym niżej.

Inaczej z wakacjami składkowymi. Za miesiąc, w którym jesteś zwolniony ze składek emerytalnej i rentowej, ustawa wyłącza też składkę na Fundusz Pracy (art. 259 ust. 1 pkt 4 lit. o), ale o wakacje występujesz sam, więc urząd może ocenić ten miesiąc jak ulgę na start. Jeśli wypadł w ostatnich 6 miesiącach przed wnioskiem, zapytaj o niego swój urząd pracy, zanim złożysz wniosek.

Firma działa krócej niż 6 miesięcy

Według stanowiska ministerstwa przytoczonego w dokumencie powiatów z Lubelskiego firma zwolniona ze składki na Fundusz Pracy nie musi działać 6 miesięcy przed wnioskiem. Powiaty z Lubelskiego czytają przepis dosłownie i wymagają 6 miesięcy także od firm zwolnionych.

Rozstrzyga Twój urząd, więc zapytaj o to razem z pytaniem o ulgę na start. Jeśli dopiero przeszedłeś na pełny ZUS, najbezpieczniej złożyć wniosek po 6 pełnych miesiącach opłacania składek.

Zaległości w ZUS i podatkach: sprawdź je przed złożeniem wniosku

Z KFS nie skorzysta firma, która ma zaległości podatkowe, w składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Emerytur Pomostowych, we wpłatach na PFRON albo w innych należnościach publicznoprawnych (art. 125 ust. 9 pkt 2).

Sprawdź stan swoich rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym, zanim złożysz wniosek, a nie wtedy, gdy przyjdzie wezwanie z urzędu pracy.

Osobna sprawa to spóźniona składka na Fundusz Pracy z ostatnich 6 miesięcy, nawet już spłacona. Według dokumentu z Lubelskiego ministerstwo uznaje spłatę za wystarczającą, a tamtejsze powiaty uważają, że składka musiała być płacona terminowo przez całe 6 miesięcy (warunek z art. 125 ust. 8). Miałeś takie opóźnienie? Zapytaj o nie razem z pytaniem o ulgę na start.

Priorytety KFS 2027: wniosek spoza listy czeka na resztki

Urząd pracy najpierw rozpatruje wnioski zgodne z priorytetami na dany rok. Pozostałe dostają pieniądze dopiero wtedy, gdy coś zostanie (art. 125 ust. 5 ustawy). Wniosek bez priorytetu formalnie nie odpada, ale jego los zależy od tego, ile zostanie w puli Twojego urzędu.

Minister ogłosił priorytety KFS na 2027 r. 3 września 2026 r.:

1. zawody deficytowe w powiecie lub województwie,
2. kompetencje potrzebne w sytuacjach kryzysowych, dla bezpieczeństwa, ciągłości działania i odporności firmy,
3. szkolenia osób po 50. roku życia,
4. nowe procesy, technologie i narzędzia pracy w firmie, w tym umiejętności cyfrowe, sztuczna inteligencja i tzw. umiejętności zielone, zwłaszcza gdy te zmiany grożą utratą pracy.

Do tego województwo może ustalić do 3 własnych priorytetów (do 31 października), a powiat zgłosić 1 (do 30 listopada), zgodnie z art. 32 ust. 1 pkt 2 lit. b i art. 38 ust. 1 pkt 19 lit. b ustawy. Lokalne priorytety na 2027 r. mogą więc być jeszcze nieznane. Wszystkie są równorzędne (art. 125 ust. 4).

Wytycznych ministerstwa na 2027 r. jeszcze nie ma, więc to, jak wykazać priorytet, opisuję według wytycznych KFS na 2026 r., w których zawody deficytowe i nowe technologie też były na liście.

Jak wykazać zawód deficytowy, gdy pracujesz sam?

Musisz udowodnić, że kurs dotyczy zawodu, którego brakuje w Twoim powiecie albo województwie. Dane wskazuje urząd w ogłoszeniu naboru, np. Barometr zawodów albo własne statystyki. Ten sam zawód w jednym powiecie jest deficytowy, a w sąsiednim nie, więc sprawdzaj swój.

Według wytycznych pod ten priorytet podpadają też kursy „miękkie”, jeśli wiążą się z pracą w tym zawodzie, np. autoprezentacja i nawiązywanie kontaktów dla sprzedawcy albo agenta nieruchomości.

Nowy sprzęt albo nowa usługa w Twojej firmie

Przy priorytecie nowych technologii musisz pokazać, że w ciągu roku przed wnioskiem kupiłeś albo w ciągu 3 miesięcy po nim kupisz nowe maszyny czy narzędzia (albo wprowadzisz nowy proces), a kurs uczy Cię z nich korzystać. Według wytycznych te terminy nie są sztywne i ostatecznie decyduje urząd. Liczy się „nowe dla Twojej firmy”, a nie nowe na rynku.

Dowodem może być np. kopia dokumentu zakupu z logicznym uzasadnieniem. Jakich dokumentów chce urząd, określa w ogłoszeniu.

Kurs musi wynikać z pracy w Twojej firmie

KFS finansuje kształcenie osób pracujących. Wytyczne wymagają, żeby kompetencje z kursu były bezpośrednio związane z Twoimi zadaniami zawodowymi, potrzebami biznesowymi firmy albo jej planami zatrudnieniowymi. Urząd ocenia też, czy umiejętności z kursu pasują do potrzeb lokalnego rynku pracy i czy cena nie odbiega od podobnych ofert (art. 125 ust. 13).

We wniosku zaznaczasz cel inwestycji w szkolenie. Dla jednoosobowej firmy wzór przewiduje m.in. „uzyskanie niezbędnych uprawnień, wiedzy i umiejętności, z których bezpośrednio będzie korzystał (…) osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą”, a także „zmianę lub rozszerzenie profilu działalności”. Wybierz cel, który opisuje Twój plan, i uzasadnij go konkretnie: co zaczniesz robić po kursie.

Dwie pułapki, które dotyczą właśnie firm jednoosobowych:

• Nie sfinansujesz kursu, który poprowadziłbyś sam - wzór wniosku wprost wyklucza szkolenie zrealizowane własnymi siłami. Organizator musi być wpisany do Bazy Usług Rozwojowych (art. 128 ust. 2).
• Nie kupisz kursu od kogoś powiązanego z Tobą, np. od spółki, w której masz udziały, albo od firmy, w której jesteś pełnomocnikiem (art. 129).

We wniosku podajesz też porównanie ceny kursu z podobnymi ofertami, a gdy ich nie ma, uzasadnienie, dlaczego kurs jest wyjątkowy (rozporządzenie w sprawie KFS, § 2 ust. 1 pkt 6 lit. f).

Ile dostaniesz z KFS, gdy szkolisz sam siebie?

Do 90% kosztów kursu. Taki poziom przysługuje firmie, która nie zatrudnia pracowników albo ma ich najwyżej 9 w przeliczeniu na pełne etaty (art. 126 ust. 2), a właściciel nie wlicza się do tej liczby (wytyczne 2026). Resztę, czyli co najmniej 10%, płacisz sam i wpisujesz ją we wniosku jako wkład własny.

Limit na jedną osobę to 200% przeciętnego wynagrodzenia w roku kalendarzowym. Przeciętne wynagrodzenie za II kwartał 2026 r. wyniosło 9 233,13 zł (komunikat Prezesa GUS) i według ustawy obowiązuje od 1 września 2026 r. (art. 2 pkt 34). Od tego dnia do końca miesiąca, w którym GUS ogłosi dane za III kwartał, limit wynosi więc ok. 18 466 zł dofinansowania na osobę.

Roczny limit firmy bez pracowników to 4 przeciętne wynagrodzenia, czyli ok. 36 933 zł (art. 126 ust. 3 pkt 1). Gdy szkolisz tylko siebie, i tak wiąże Cię limit na osobę.

Przykład: kurs kosztuje 5 000 zł. Urząd może pokryć 90%, czyli 4 500 zł, a Ty dopłacasz 500 zł.

Uwaga na nabór 2027. Przeciętne wynagrodzenie zmienia się co kwartał, a urzędy w ogłoszeniach podają limit jako 200% przeciętnego wynagrodzenia, bez kwoty w złotych. PUP w Krapkowicach przyjmuje przy tym stawkę obowiązującą w dniu podpisania umowy (zasady PUP w Krapkowicach), więc tam kwotę na 2027 r. poznasz dopiero w dniu umowy. Sprawdź, jak liczy to Twój urząd.

Kiedy złożyć wniosek KFS na 2027 rok?

W naborze swojego urzędu, a dokumenty zbierasz wcześniej. Urząd ogłasza nabór niezwłocznie po tym, jak dostanie informację o kwocie KFS na dany rok (rozporządzenie, § 3 ust. 1), więc sprawdź, kiedy Twój urząd ogłosił nabór w 2026 r. Ogłoszenie pojawia się co najmniej 10 dni roboczych przed startem, a sam nabór trwa minimum 5 dni roboczych (§ 3 ust. 3 i 4).

O pieniądzach nie decyduje kolejność zgłoszeń, tylko liczba punktów za wniosek (wytyczne 2026). Że przygotowanie wygrywa także tam, gdzie liczy się kolejność, pokazaliśmy we wpisie nabór zamknięty w dniu startu, czyli dlaczego w dotacjach wygrywa przygotowanie, a nie refleks.

A co z tym rokiem? Gdy nabór nie wyczerpie puli, starosta może ogłosić dodatkowy, także dla wniosków spoza priorytetów (rozporządzenie, § 3 ust. 5).

Kurs z puli 2026 może w uzasadnionych przypadkach zacząć się najpóźniej w ostatnim dniu lutego 2027 r. (wytyczne 2026). Zapytaj swój urząd, czy jeszcze coś ogłosi.

Co przygotować przed naborem 2027:

Pomoc de minimis to drobna pomoc publiczna dla firm, a dofinansowanie z KFS się do niej wlicza. Do wniosku dołączasz dokumenty o pomocy, którą firma dostała wcześniej (rozporządzenie, § 2 ust. 2 pkt 4).

Najczęstsze pytania o KFS dla jednoosobowej działalności

Pamiętaj

W KFS dla jednoosobowej działalności pułapki siedzą w składkach i priorytecie, a nie w samym kursie. Najpierw zapytaj urząd o swoją sytuację z ZUS, potem dobieraj szkolenie pod priorytet na 2027 r.

Jeśli nie wiesz, czy Twój wniosek przejdzie w Twoim powiecie, napisz do nas. Sprawdzimy ogłoszenie i priorytety Twojego urzędu.