Dotacja na zakup maszyn a konkurs ZUS na BHP: gdzie szukać pieniędzy

Zatrudniasz ludzi, płacisz za nich składki i planujesz nową maszynę. Słyszysz, że ZUS dopłaca do poprawy BHP nawet 80% wartości projektu, i myślisz: skoro nowa maszyna jest bezpieczniejsza od starej, to ZUS powinien do niej dołożyć. Niestety… nie dołoży.

Konkurs ZUS na BHP to nie dotacja na zakup maszyn. Pokażę Ci, co dokładnie wyklucza, dlaczego dopisanie maszyny do wniosku może pogrążyć cały projekt, w jakiej kolejności połączyć zakup z wnioskiem do ZUS i gdzie szukać pieniędzy na samą maszynę.

Czy konkurs ZUS na BHP to dotacja na zakup maszyn?

Nie. Ostatnia edycja nazywa się oficjalnie „Konkurs na projekty dotyczące utrzymania zdolności do pracy przez cały okres aktywności zawodowej realizowane w 2027 r.” (nr 2026.01). Jej regulamin mówi wprost, że dofinansowanie dostają wyłącznie działania wskazane w Katalogu działań (§ 5 ust. 5).

Ten katalog to załącznik nr 4 do regulaminu: 25 działań inwestycyjnych i 2 doradcze. Są w nim osłony, kabiny dźwiękochłonne, wentylacja, oświetlenie, środki ochrony indywidualnej. Maszyny, na której produkujesz, w nim nie ma.

Kilka maszyn katalog jednak finansuje: podesty ruchome do prac na wysokości (pkt 16), urządzenia do podnoszenia i przenoszenia ładunków do 450 kg (pkt 19), elektryczne wózki jezdniowe podnoszące do 2 ton i 3,5 m wysokości, ale bez wózków widłowych z siedziskiem (pkt 20). Każda z nich ma jednak chronić człowieka albo odciążać jego układ mięśniowo-szkieletowy, a nie wytwarzać produkt.

Same warunki konkursu 2026.01: do 80% szacowanej wartości projektu, najwyżej 345 000 zł na działania inwestycyjne (plus 5 000 zł na doradcze), a co najmniej 15 000 zł dofinansowania (§ 5 ust. 2, 4 i 6). Kwoty są brutto (§ 5 ust. 7).

Co dokładnie wyklucza katalog ZUS przy maszynach?

Katalog nie kończy się na liście tego, co wolno kupić. Przy wielu punktach ma też dopisek „nie podlegają dofinansowaniu”. Przy zakupie maszyny liczy się pięć takich dopisków.

Punkt 25: maszyny produkcyjne i automatyzujące

To punkt o zakupie maszyn, które chronią ludzi. Obejmuje maszyny i urządzenia, „których wyłącznym przeznaczeniem jest bezpośrednia ochrona człowieka/pracownika przed urazami mechanicznymi”, na przykład poskromy zwierząt albo kosze do pompowania kół. Limit to 80 000 zł dofinansowania.

W tym samym punkcie stoi wykluczenie: „maszyny automatyzujące procesy pracy; maszyny produkcyjne, których przeznaczeniem jest wytworzenie produktu”. Piła, prasa czy tokarka to maszyny produkcyjne, więc odpadają. Maszyna, która automatyzuje pracę, odpada nawet wtedy, gdy sama niczego nie wytwarza.

Punkty 19, 22, 23 i 24: podajniki, ciągi technologiczne i narzędzia pracy

Punkt 22 (urządzenia chroniące przed czynnikami biologicznymi) wyklucza „maszyny i elementy ciągów technologicznych oraz narzędzia pracy”. Punkt 23 (czynniki chemiczne) wyklucza „maszyny i inne elementy ciągów technologicznych”. Punkt 24 (środki ochrony indywidualnej) wyklucza sprzęt roboczy (zwykłą odzież, rękawice i obuwie robocze, a nie ochronne), narzędzia pracy i sprzęt pomocniczy.

Do tego punkt 19 wyklucza wprost między innymi podajniki, taśmociągi i „urządzenia dedykowane do jednej maszyny”. Z tych dopisków wnioskuję, że sprzęt, który podaje materiał do maszyny produkcyjnej albo jest częścią linii, a nie chroni pracownika, w katalogu się nie zmieści, jakkolwiek go nazwiesz we wniosku.

Wymiana maszyny na nowszą nie jest działaniem z katalogu

Argument „nowa maszyna jest bezpieczniejsza od starej” nie działa. W katalogu jest za to punkt 1, czyli osłony, kurtyny świetlne, sterowanie oburęczne i wyłączniki bezpieczeństwa montowane na maszynie, którą już masz. Wrócę do niego za chwilę, bo ma ważny haczyk.

Co się stanie, gdy dopiszesz maszynę do wniosku?

Ekspert ma prawo ją wykreślić, a wtedy możesz stracić cały wniosek. Merytorycznie oceniają go eksperci CIOP, czyli Centralnego Instytutu Ochrony Pracy (§ 8 ust. 2 regulaminu). Ekspert może wskazać działania, które nie kwalifikują się do dofinansowania, i obniżyć zawyżone wydatki (§ 8 ust. 5).

Ukryć się tego nie da. Do każdego działania inwestycyjnego dołączasz ofertę handlową z nazwą, typem i modelem sprzętu (§ 6 ust. 12 pkt 13), a przy wielu punktach katalog wymaga zdjęć, w ofercie albo osobno, z których widać, „o jaki konkretnie produkt chodzi”.

Najgroźniejsze jest to, co dzieje się po wykreśleniu. Jeśli po skreśleniach zostanie mniej niż 15 000 zł dofinansowania, wniosek wypada z konkursu (§ 8 ust. 7). Przykład (wymyślony, żeby pokazać rachunek):

• Planujesz obudowę dźwiękochłonną i tłumiki za 15 000 zł brutto. 80% z tej kwoty to 12 000 zł, czyli za mało, bo wniosek poniżej 15 000 zł dofinansowania nie jest w ogóle rozpatrywany (§ 5 ust. 3).
• Dopisujesz nową maszynę za 50 000 zł. Projekt ma 65 000 zł, wnioskujesz o 52 000 zł i przechodzisz próg na papierze.
• Ekspert wykreśla maszynę. Zostaje 12 000 zł dofinansowania, mniej niż 15 000 zł, więc wniosek zostaje wykluczony.

Do progu potrzebujesz więc działań z katalogu wartych co najmniej 18 750 zł brutto (15 000 zł to 80% tej kwoty). Maszyna tego nie załatwi.

Jest i drugie ryzyko. Ekspert ocenia między innymi, czy działania pasują do ryzyka na stanowisku i czy wydatki są niezbędne. Zero punktów w którymkolwiek z tych kryteriów oznacza ocenę negatywną (§ 8 ust. 6). Regulamin nie mówi wprost, jak ekspert punktuje wniosek z pozycją spoza katalogu, ale taka pozycja raczej nie pomoże przy ocenie niezbędności wydatków.

Jak ekspert liczy punkty za wniosek i ile ich trzeba było w ostatnim naborze, rozpisałam we wpisie Konkurs ZUS na BHP: próg 27 punktów i jak przygotować wniosek.

Jak połączyć zakup maszyny z dotacją z ZUS na BHP?

Najpierw maszyna, potem ZUS. Działa to w tej kolejności, bo przy hałasie i pyłach katalog wymaga pomiarów z akredytowanego laboratorium na stanowisku pracy (pkt 5, 6 i 13). Stanowiska, na którym maszyna jeszcze nie pracuje, nikt nie zmierzy.

Co realnie da się sfinansować przy maszynie, która już pracuje:

Przy odciągu (pkt 13) katalog chce sprawozdań z dwóch ostatnich serii pomiarów. Jeśli przedostatnich nie masz, dołączasz oświadczenie z wyjaśnieniem. Do tego projekt albo koncepcję instalacji i dokument z nadzoru budowlanego o przeznaczeniu budynku.

Wymóg nowego sprzętu oznacza, że rok produkcji nie może być wcześniejszy niż rok kalendarzowy poprzedzający rok złożenia wniosku (przy wniosku w 2027 r. sprzęt z 2026 r. lub nowszy) albo sprzedawca oświadcza, że sprzęt powstanie po zamówieniu. Wynika to z regulaminu (§ 6 ust. 12 pkt 13 lit. d i e), a ZUS potwierdza to w katalogu pytań i odpowiedzi do konkursu 2026.01 (pytanie 36). Tam też jest odpowiedź o leasingu (pytanie 63).

Kiedy złożysz wniosek do ZUS?

Nie teraz. Konkurs ZUS na BHP nr 2026.01 przyjmował wnioski od 23 lutego do 24 marca 2026 r., a lista rankingowa wyszła 28 września 2026 r. Kiedy piszę ten tekst, ZUS nie ogłosił jeszcze kolejnej edycji.

Wcześniejsze nabory były w lutym i marcu (2024 i 2025), a w 2023 r. w kwietniu i maju. Jeśli ZUS utrzyma ten rytm, następny nabór będzie wiosną 2027 r., na projekty realizowane w 2028 r. To moja prognoza, nie zapowiedź ZUS, a katalog trzeba będzie po ogłoszeniu przeczytać od nowa. Na zakup maszyny i pomiary masz więc kilka miesięcy. Wykorzystaj je, bo w dotacjach wygrywa przygotowanie, a nie refleks. Więcej o tym we wpisie Nabór zamknięty w dniu startu.

Gdzie szukać dotacji na zakup maszyn?

W programach, które z założenia finansują sprzęt do pracy. Dofinansowanie na zakup maszyny dostaniesz najczęściej z jednego z tych trzech źródeł:

Dotacja na doposażenie stanowiska pracy z urzędu pracy

Starosta, czyli w praktyce powiatowy urząd pracy, może zwrócić Ci koszty wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego (art. 154 ustawy o rynku pracy i służbach zatrudnienia). Rozporządzenie o wnioskach wymienia w specyfikacji wydatków wprost zakup środków trwałych, urządzeń i maszyn (§ 6 ust. 3 pkt 6).

Refundacja to do 6-krotności przeciętnego wynagrodzenia na jedno stanowisko (art. 154 ust. 4), ale w zamian zatrudniasz osobę skierowaną przez urząd. Bezrobotny pracuje u Ciebie co najmniej na pełen etat, a stanowisko utrzymujesz 12 miesięcy przy refundacji do 4-krotności przeciętnego wynagrodzenia albo 18 miesięcy przy wyższej (art. 157 ust. 1). Firma musi działać co najmniej 6 miesięcy przed wnioskiem (art. 155 ust. 1 pkt 2).

Jak liczyć te 6 miesięcy i co z zawieszeniem firmy, opisałam we wpisie Warunki doposażenia stanowiska pracy: jak liczyć 6 miesięcy działalności.

Dotacja z LGD na rozwój firmy

Jeśli firma działa na wsi, sprawdź Lokalną Grupę Działania (LGD). LEADER to unijny program wsparcia obszarów wiejskich, w którym LGD mogą dawać dotacje na rozwój działalności gospodarczej, jeśli przewiduje to ich strategia (LSR, lokalna strategia rozwoju). Wytyczne ministra rolnictwa w definicji inwestycji wymieniają wprost maszyny i urządzenia. Warunki: w 3 latach przed wnioskiem firma działała łącznie co najmniej 365 dni i nadal działa, od co najmniej roku ma miejsce wykonywania działalności (przy spółce prawa handlowego siedzibę lub oddział) na obszarze wiejskim objętym strategią LGD i jest mikro- albo małym przedsiębiorstwem.

Jak policzyć ten staż i czym różni się od warunku w urzędzie pracy, znajdziesz we wpisie Dotacja na rozwój firmy: ile firma musi działać w LGD i urzędzie pracy. Nabór ogłasza każda LGD osobno, więc jak go wypatrzyć, opisałam we wpisie Nabór LGD na rozwój firmy: jak czytać harmonogram, strategię i umowę.

Dotacje unijne na zakup maszyn w Twoim województwie

Każde województwo ma własny program Funduszy Europejskich, np. „Fundusze Europejskie dla Śląskiego” czy „Fundusze Europejskie dla Wielkopolski”. Ich nabory dla firm znajdziesz w wyszukiwarce na Portalu Funduszy Europejskich, gdzie wybierasz program swojego regionu.

Warunki, kwoty i terminy zmieniają się tu z naboru na nabór i z regionu na region, więc nie podam Ci jednej liczby. Czytasz regulamin konkretnego naboru, tak jak przy ZUS.

Planujesz razem z maszynami nową halę i działkę pod nią? Ziemia ma w dotacjach unijnych osobny limit, a ulga podatkowa w Polskiej Strefie Inwestycji liczy ją inaczej. Opisaliśmy to we wpisie Dotacja na budowę hali i zakup działki: limit 10%, PSI i pożyczki.

Najczęstsze pytania o dotację na zakup maszyn i konkurs ZUS

Pamiętaj

Pieniądze na maszynę i pieniądze z ZUS na BHP to dwa osobne wnioski i dwa osobne programy. Korzystanie z innych programów nie przeszkadza w konkursie ZUS, byle ten sam przedmiot nie był finansowany z dwóch źródeł (ZUS pisze o tym w katalogu pytań i odpowiedzi, pytanie 18). Maszynę kupujesz z programu na inwestycje albo z własnych środków, a do ZUS idziesz z tym, co chroni ludzi przy tej maszynie, gdy już pracuje i masz pomiary.

Chcesz, żebym sprawdziła, z którego programu sfinansujesz maszynę i co przy niej zgłosisz w następnym naborze ZUS? Tym zajmujemy się na co dzień: dofinansowanie i dotacje dla firm - znajdziemy program i napiszemy wniosek. Możesz też od razu napisać do nas.